LEAN là gì và những bước bắt đầu để áp dụng Lean

Lean là gì? Bạn đã nghe nhiều về thuật ngữ này như một “phương thuốc thần thánh” cho thành công và cải tiến vượt trội. Hôm nay hãy cùng Đức tìm hiểu Lean là gì, lợi ích và những bước cơ bản đầu tiên khi áp dụng Lean vào doanh nghiệp của bạn!

Lean là gì? 

Lean (Tinh Gọn) là cách làm và tư duy nhằm tối đa hóa giá trị cho khách hàng. Loại bỏ lãng phí, liên tục cải tiến trong toàn bộ doanh nghiệp bởi tất cả mọi người, mọi lúc, và mọi nơi.

Một cách đơn giản, Lean cung cấp một phương pháp hệ thống và tối ưu hóa. Phương pháp giúp tạo ra càng nhiều giá trị, năng suất, chất lượng với càng ít nguồn lực.

Lợi ích của Lean là gì?

Một doanh nghiệp, nhà máy áp dụng Lean sẽ nhận được những lợi ích vô cùng to lớn bao gồm:

-          Chất lượng sản phẩm, dịch vụ vượt trội.

-          Năng suất tăng đáng kể do loại bỏ tất cả các lãng phí.

-          Vòng quay vốn được rút ngắn nhờ việc giảm thời gian đáp ứng (Lead Time).

-          Giảm chi phí.

-          Khách hàng hài lòng

-       Đội ngũ được nâng cao kiến thức, năng lực, linh hoạt thích ứng với sự thay đổi của thị trường

Lean có thể áp dụng trong những lĩnh vực nào?

Lean trong sản xuất tinh gọn với những kết quả đột phá và bền vững, đã dần được áp dụng vào khắp các lĩnh vực kinh doanh. Tiêu biểu như: Chuỗi cung ứng, Nhân Sự, Sản xuất, Kế toán, Kinh doanh… Sự ràng buộc, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan giúp xây dựng một doanh nghiệp gắn kết, là một thể thống nhất và cùng tập trung cho sự phát triển.

Bản chất của Lean là tập trung vào việc rút gọn và tối đa giá trị tạo ra cho khách hàng thông qua việc loại bỏ tất cả các lãng phí, những hoạt động không cần thiết.

Ví dụ: Khi đi khám bệnh, thời gian thực tế tạo ra giá trị, đem lại kết quả chỉ gói gọn trong 5-10p khám chữa bệnh và chụp chiếu của bác sĩ… Nhưng chúng ta phải mất đến nửa ngày/ một ngày, chỉ để chờ đợi, xếp số, chờ kết quả xét nghiệm…. Cuộc sống của chúng ta sẽ tốt đẹp như thế nào nếu không có những lãng phí, chờ đợi đó?

LEAN có dễ để bắt đầu hay áp dụng không?

Câu trả lời sẽ khiến cho bạn bất ngờ. Hiện nay, Lean là phương pháp rất phổ biến trên thế giới vì rất dễ bắt đầu, dễ để làm, đơn giản. Mọi người đều có thể làm và tham gia được.

Lean ứng dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực khác nhau: bán lẻ, sản xuất, thực phẩm, điện tử, bệnh viện, hành chính, dịch vụ… Kết hợp nhiều biến thể: Khởi nghiệp tinh gọn (Lean Start-up), Bệnh viện tinh gọn (Lean Health care), Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing), Dịch vụ tinh gọn ( Lean Service).

Tùy vào mức độ và hiện trạng của doanh nghiệp (đã từng triển khai Lean chưa) sẽ có mức độ chuẩn bị và triển khai khác nhau. Nếu bắt đầu từ đầu có thể áp dụng một số công cụ Lean đơn giản như 8 loại lãng phí, 5S, Kaizen - các dự án cải tiến nhỏ. Việc này giúp liên tục giúp cải tiến năng suất, chất lượng. Từ đó, đội ngũ quen dần với việc cải tiến thường xuyên, nhận ra các loại lãng phí trong quá trình vận hành và giải quyết triệt để vấn đề.

Trước khi làm dự án cải tiến, bạn cần khoanh vùng tập trung dự án: chất lượng/ dịch vụ/ bao bì/ sản phẩm… để đảm bảo không mất nhiều nguồn lực. Việc thành lập nhóm cải tiến gồm các bộ phận liên quan để khảo sát, tìm hiểu vấn đề, xác định, xé nhỏ vấn đề và giải quyết tận gốc rễ.

Một số loại lãng phí thường gặp:

1.       Lãng phí Vật tư

2.       Lãng phí trong Vận chuyển/ Di chuyển

3.       Tồn kho thành phẩm/ bán thành phẩm/ Nguyên vật liệu

4.       Thời gian chờ đợi/ trì hoãn

5.       Sản xuất dư thừa

6.       Thao tác/ cử động thừa

7.       Sản phẩm lỗi và sửa chữa sản phẩm lỗi

8.       Nguồn lực, năng lực của đội ngũ

9.       Hoạt động

10.   Kiến thức

11.   Quy trình

12.   Chi phí/ Nguồn vốn

13.   Không gian

Năng lực của nhân viên hoặc người cố vấn trong việc phát hiện và loại bỏ các loại lãng phí là vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai Lean.

Bạn nên bắt đầu Lean từ đâu? 

Tôi khuyên rằng các nhà quản lý và giám đốc điều hành khi bắt tay vào chuyển đổi tinh gọn nên suy nghĩ về ba vấn đề cơ bản trong kinh doanh:

• Mục đích: Doanh nghiệp sẽ giải quyết những vấn đề gì của khách hàng để đạt được mục đích phát triển của mình?

• Quy trình: Doanh nghiệp bạn sẽ cải thiện chuỗi giá trị chính như thế nào để đảm bảo mỗi bước đều tạo ra giá trị, với chất lượng cao, độ tin cậy cao, và linh động?

• Con người: Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng mọi quy trình quan trọng đều có người chịu trách nhiệm liên tục đánh giá và cải tiến. Và tất cả mọi người đều tích cực tham gia đóng góp và không ngừng cải thiện?

Những khó khăn gì bạn sẽ gặp phải khi triển khai Lean?

Với kinh nghiệm triển khai Lean ở nhiều công ty khác nhau, Đức nhận ra khó khăn lớn nhất là làm sao để duy trì được cải tiến. Không thể cải tiến một lần là xong, phải làm nhiều vòng. Mỗi vòng thử nghiệm giải pháp đó có tốt không. Sau đó xem lại điều chỉnh sao cho ngày càng phù hợp hơn, đi sâu và thích hợp với doanh nghiệp mình.

Khó khăn thứ 2 là bạn cần sự hợp tác và nỗ lực của toàn thể nhân viên. Chúng ta thường xem nhẹ việc giải thích, đả thông tư tưởng cho đội ngũ vì vậy khi cải tiến nên kêu gọi người trực tiếp ở bộ phận liên quan tham gia cùng. Bởi vì họ am hiểu về công việc, và có thể đóng góp những góc nhìn rất thực tế và hữu ích.

Ngoài ra, để kết quả cải tiến bền vững, chúng ta cần quyết tâm làm và theo dõi việc thực hiện ít nhất từ 3 -6 tháng để đảm bảo cách làm mới đã trở thành thói quen, văn hóa.

Doanh nghiệp bạn sẽ thế nào khi áp dụng Lean thành công?

Áp dụng Lean thành công, doanh nghiệp sẽ lột xác thành công ty hoàn toàn khác với năng lực cạnh tranh tăng lên nhiều lần:

·       Chất lượng sản phẩm dịch vụ tăng.

·       Tốc độ linh hoạt, đáp ứng với thị trường.

·       Năng suất hiệu suất cao hơn đối thủ hơn vài chục phần trăm.

·       Chi phí giảm.

·     Năng lực và sự gắn kết của đội ngũ tăng (tự nhìn ra vấn đề, xử lý vấn đề, họ trở thành “vận động viên” ngày càng chạy nhanh – nhảy cao, linh hoạt hơn, sức chịu đòn tăng lên).

Một số ví dụ về những công ty áp dụng Lean và thống lĩnh trên thị trường nhiều chục năm, không có đối thủ: Toyota (Xe hơi), Boeing (hàng không), Samsung (Điện tử), Amazon (Chuỗi cung ứng), Nike (hàng thể thao).

Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình cũng đạt được những thành tựu như các thương hiệu trên, đừng ngại thay đổi cách vận hành với LEAN! Hãy tìm hiểu các bài viết khác về LEAN trên lebangduc.com để tích lũy kiến thức trước khi áp dụng cho doanh nghiệp mình. Hoặc liên hệ với Đức để nhận tư vấn riêng cho vấn đề mà bạn đang gặp phải.

Không phải ngẫu nhiên mà Lean là phương pháp quản lý phổ biến nhất của thế giới hiện đại. Bạn hãy bắt đầu bước đầu tiên bằng việc tìm hiểu, học hỏi và phát triển bản thân. Đừng bỏ lỡ những cơ hội tuyệt vời và một cuộc đời đáng sống! Thay đổi bản thân và rồi sau đó là thay đổi doanh nghiệp của bạn để tiến đến những thành công vượt trội mà bạn mơ ước.

Lê Bang Đức

Chuyên gia Lean - Vận Hành Tinh Gọn