Lead Time Là Gì và Lợi Ích Của Việc Rút Ngắn Lead Time

Vậy Lead Time là gì luôn là câu hỏi nhận được nhiều sự quan tâm vì giúp ích rất lớn khi bắt đầu Lean. Thông thường khi triển khai Lean, các doanh nghiệp hay nghĩ tới việc tăng năng suất, tăng chất lượng hay giảm chi phí. Nhưng lợi ích lớn nhất của Lean không đến từ những thứ này, mà lợi ích lớn nhất của Lean là cắt giảm Lead Time. Cùng tìm hiểu Lead Time ngay trong bài viết sau.

Lý giải Lead Time là gì?

Lead Time hay Thời Gian Đáp Ứng là thời gian từ lúc bắt đầu đến hoàn thành một quy trình. 

Ví dụ: Thời gian đáp ứng đơn hàng của một trang thương mại điện tử là thời gian từ lúc khách hàng xác nhận đơn hàng online, tới lúc khách hàng nhận được hàng.

Caption: Lead Time là thời gian hoàn thành một quy trình trao nhận sản phẩm.

Tại sao Lead Time lại quan trọng?

Lead Time càng ngắn, công ty càng linh động và đáp ứng sự thay đổi trong kinh doanh nhanh hơn. Thường thì việc giảm thời gian đáp ứng Lead Time sẽ làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời, tăng số lượng đơn hàng, đặc biệt là cho các sản phẩm, dịch vụ mang tính thời vụ. 

Ví dụ, khi Nike ID (cho phép khách hàng tự thiết kế giày theo ý thích) giảm Lead Time – Thời gian đáp ứng từ 3 tuần xuống 1 tuần thì doanh số tăng hơn 3 lần. Tôi là người giúp cho Nike ID giảm Lead Time sản xuất xuống 2 ngày rưỡi (4 ngày rưỡi còn lại là trung chuyển từ Việt Nam và phân phối đến địa chỉ khách hàng ở Mỹ). Vì thế, hơn ai hết, tôi tin rằng Lead Time ngắn mang lại giá trị to lớn như thế nào cho doanh nghiệp.

Lead Time càng ngắn thì vòng quay vốn càng ngắn, ví dụ với 1 sản phẩm có biên lợi nhuận 10% nhưng Lead Time 3 tháng, có nghĩa là 3 tháng mới lãi 10%. Nếu Lead Time được rút ngắn chỉ còn 1 tháng thì cũng biên lợi nhuận 10% nhưng vốn được xoay vòng 3 lần, tức lãi gấp 3 lần.

Lead Time cũng trực tiếp liên quan với số lượng nguyên phụ liệu, hàng tồn kho thành phẩm, hàng sản xuất dang dở. Lead Time giảm từ 3 tháng xuống 1 tháng đồng nghĩa với lượng tồn kho trung bình giảm còn 1/3, tương đương với lượng vốn lưu động cho hàng tồn kho cũng giảm còn 1/3. Tôi sẽ giải thích sâu hơn tại sao ở phần dưới về cách tính Lead Time trong thực tế.

Đây là những lý do giảm Lead Time là mục tiêu hàng đầu khi làm Lean – Sản Xuất Tinh Gọn. Những nhà máy khi triển khai Lean làm ăn có lãi và sức cạnh tranh tốt hơn nhiều lần so với các nhà máy sản xuất theo phương pháp truyền thống chỉ với Lead Time ngắn hơn nhiều, chưa kể các lợi ích khác như tăng năng suất, tăng chất lượng, giảm chi phí …

Cách đo lường Lead Time thực tế trong sản xuất

Sau khi trả lời được câu hỏi Lead Time là gì và vai trò của nó, hãy đến cách do lường  ngay sau đây. Lead Time trong sản xuất là tổng thời gian cần thiết để sản xuất một mặt hàng, tính từ lúc nhận được đơn đặt hàng (Purchase Order) đến khi toàn bộ đơn hàng được xuất đi khỏi kho thành phẩm.

Bước đầu tiên là đo Lead Time của từng công đoạn. Sau đó, chúng ta cộng tất cả lại và được Lead Time tổng thể. Lead Time mỗi công đoạn được đo bằng tổng lượng hàng tồn trước và trong công đoạn đó chia cho lượng tiêu thụ (Consumption rate). Hoặc bạn lấy số lượng hàng tồn nhân Thời Gian Công Đoạn (Cycle time). 

Ví dụ, hàng tồn trước công đoạn đó là 2,000 sp và lượng tiêu thụ là 500 sp/h  thì Lead Time sẽ bằng 4h. Tại sao lại dùng cách tính này? Vì dựa trên nguyên tắc là nhập trước thì xuất trước. Tức là nếu có 2,000 sp A đang chờ sản xuất, thì sản phẩm B sẽ phải chờ 4h sau khi hết A rồi mới đến lượt B.

Value Stream Map hay Sơ Đồ Chuỗi Giá Trị là một cách thể hiện trực quan bức tranh tổng thể của một nhà máy. Và trong đó cũng thể hiện Lead Time của từng công đoạn và Lead Time tổng thể rất rõ ràng.

Caption: Sơ đồ chuỗi giá trí chi tiết giúp bạn hiểu hơn Lead Time là gì và cách hoạt động.

Trong sơ đồ chuỗi giá trị ở trên, công đoạn Assembly 1 có hàng sản xuất dang dở (Work In Process) ở trước tương đương với 2.6 ngày và thời gian thực tế công đoạn chỉ có 61 giây. Đây cũng là thực tế đang diễn ra ở tất cả các nhà máy sản xuất khi mà thời gian xử lý công việc ngắn hơn chờ đợi.

Mối liên hệ giữa Lead Time, Cycle Time, Takt Time trong Lean?

Lead Time mỗi công đoạn = (Cycle Time x Lượng hàng tồn tại mỗi công đoạn)

Lead Time tổng thể = Tổng tất cả Lead Time các công đoạn

Cycle Time là thời gian thực tế công đoạn, được đo bằng cách bấm giờ thời gian thực tế cần để sản xuất ra mỗi sản phẩm tại công đoạn đó.

Takt Time hay Nhịp Sản Xuất là thời gian nhà máy cần sản xuất ra 1 sản phẩm để đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

Trong mười mấy năm triển khai và tư vấn Lean - Sản Xuất Tinh Gọn ở các nhà máy, mọi người thường hay nhầm lẫn giữa 3 loại thời gian Lead Time, Cycle Time và Takt Time. Cách đơn giản nhất để phân biệt 3 loại thời gian này như sau: Bạn đứng ở cuối công đoạn/ dây chuyền, thời gian giữa các sản phẩm làm ra khỏi công đoạn/ dây chuyền đó chính là Cycle Time. Bạn lấy thời gian xuất kho thành phẩm trừ đi thời gian nhập kho nguyên vật liệu sẽ ra Lead Time của sản phẩm đó. Còn Takt Time thì tính dựa theo nhu cầu của khách hàng (hoặc dựa theo kế hoạch sản xuất, và kế hoạch này cũng dựa theo nhu cầu khách hàng) và sẽ không bao giờ bị nhầm lẫn nữa.

Tại sao lại phải rút ngắn Lead Time? Doanh nghiệp được lợi gì khi rút ngắn Lead Time?

Rút ngắn Lead Time là mục tiêu cốt lõi trong việc triển khai Lean. Bởi vì việc rút ngắn Lead Time tạo cho doanh nghiệp những lợi ích cực kì lớn:

• Muốn giảm Lead Time trung bình thì phải giảm hàng tồn kho và bán thành phẩm. Trong nhiều ngành sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 70-80% chi phí cấu thành sản phẩm. Việc giảm lượng hàng tồn này đồng nghĩa với lượng vốn lưu động trong hàng tồn kho giảm, làm cho doanh nghiệp cần ít vốn để hoạt động hơn. Các ngành nghề có chi phí nguyên vật liệu, hàng tồn kho, giá vốn lớn thì càng cần tích cực giảm Lead Time và hàng tồn kho, đặc biệt là các ngành sản xuất. 

• Lead Time là thời gian từ lúc nhận được đơn đặt hàng (và đặt nguyên vật liệu từ nhà cung cấp) đến lúc giao hàng cho khách hàng. Như vậy, giảm Lead Time đồng nghĩa với việc xoay vòng vốn nhanh hơn. Nếu mỗi vòng xoay vốn chúng ta giữ nguyên biên lợi nhuận 10%, thì việc xoay vòng vốn nhanh gấp đôi sẽ giúp chúng ta có doanh số gấp đôi và cũng lãi gấp đôi.

• Hàng tồn kho càng ít, rủi ro của doanh nghiệp bạn khi thị trường thay đổi càng ít. Việc giảm Lead Time cũng làm cho bạn thích ứng nhanh hơn với những thay đổi trên thị trường. Ví dụ: trong ngành công nghiệp xe hơi, mẫu xe Mazda CX-5 từng làm mưa làm gió với thiết kế Kodo thời trang và hiện đại năm 2016 thì tới 2019 đã trở thành lỗi thời so với các mẫu xe mới của Toyota, Mitsubishi và đặc biệt là Huyndai với thiết kế trẻ trung và mạnh mẽ được làm mới hàng năm. Và lượng xe tồn với thiết kế Kodo 2016 sẽ bán cho ai?

Ứng dụng của Lead Time Trong Sản Xuất – Kinh Doanh

Caption: Ứng dụng Lead Time trong sản xuất như thế nào mới hiệu quả.

Trong thời đại toàn cầu hóa, đã qua rồi thời cá lớn nuốt cá bé, mà chuyển thành thời đại của cá nhanh nuốt cá chậm. Những công ty nhỏ hơn nhiều lần vẫn có thể cạnh tranh sòng phẳng với những đối thủ khổng lồ. Như vậy nhanh hay chậm được đo bằng gì? 

Đó chính là Lead Time từ ý tưởng đến khi tung ra sản phẩm, từ khi nhận được đơn đặt hàng tới khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối. Khi nhu cầu thị trường thay đổi thì doanh nghiệp kịp thích ứng và thay đổi để tránh những câu chuyện buồn như máy ảnh Kodak hay điện thoại Nokia.

Giảm Lead Time trong Phát triển sản phẩm tinh gọn như thế nào? Ví dụ điển hình là trước đây chu kỳ để phát triển một sản phẩm điện tử là 18 tháng, trong khi SamSung đã áp dụng Lean vào phát triển sản phẩm tinh gọn để cứ 6 tháng ra mắt một loạt sản phẩm mới. Việc này giúp họ chiếm lĩnh thị trường trước khi đối thủ cạnh tranh kịp trở tay.

Lead Time là một khái niệm rất quan trọng trong kinh doanh, vì nó liên quan trực tiếp đến sức cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường khốc liệt. Nó liên quan đến vòng quay vốn, lượng vốn lưu động trong nguyên vật liệu và hàng tồn kho, tốc độ và sự linh hoạt thích ứng với thay đổi của thị trường. Doanh nghiệp dù cỡ nào thì cũng cần nhanh nhẹn và linh hoạt. Điều này hoàn toàn có thể đạt được với phương pháp Lean (Tinh gọn), một cách tiếp cận đơn giản, hiệu quả và tính ứng dụng sâu rộng.

Để đạt được hiệu quả tối đa từ việc áp dụng Lean trong doanh nghiệp, bạn nên hiểu thật kỹ về triết lý, tư duy cũng như phương pháp Lean tại lebangduc.com, hoặc làm việc với một chuyên gia tư vấn giàu kinh nghiệm thực tiễn.  Nhờ đó, bạn sẽ hiểu rõ hơn Lead Time là gì và tránh đi vào vết xe đổ của việc sử dụng Lean như một bộ công cụ, mất đi cơ hội có một hệ thống vận hành tuyệt hảo nhằm tiết kiệm hàng tỷ đồng cho doanh nghiệp.

Lê Bang Đức