CÁC ĐỊNH NGHĨA VỀ “A3” TRONG SẢN XUẤT TINH GỌN

“Báo cáo A3” là phương pháp tiên phong của Toyota trong việc tìm hiểu vấn đề, phân tích, lên kế hoạch và đưa ra giải pháp khắc phục. Tất cả những chi tiết này được tóm tắt trên một tờ giấy A3 khổ lớn, thường được sử dụng kết hợp với đồ hoạ.

Có thể bạn sẽ thấy bối rối và bỡ ngỡ khi chúng ta đề cập đến “A3” nếu bạn chưa biết rõ về thuật ngữ này. Nhưng “A3” lại rất phổ biến trong các doanh nghiệp và tổ chức, việc kể một câu chuyện, quy trình trong một trang giấy thay vì bạn phải ngồi làm từ 2-3 slide chỉ nói về một vấn đề. “A3” giúp bạn cô đọng ý chính, chỉ để lại những thông tin cần thiết và quan trọng nhất. Ngoài ra, làm A3 có thể giúp bạn rèn luyện tư duy, học được cách truyền đạt qua những “key word" và có tha hồ thể hiện sự sáng tạo của bản thân. Trong tờ giấy A3, bạn có thể cho tất cả mọi thứ vào, từ các biểu đồ quy trình hay các bản đồ tư duy.

Chính vì vậy, A3 đóng vai trò rất quan trọng trong việc chuyển đổi tinh gọn thành công, vì vậy ta sẽ đi sâu vào phân tích “A3” dựa trên những khía cạnh khác nhau.

1. Khổ giấy tiêu chuẩn: Về cơ bản, “A3” trong cuộc sống đời thường hay từ thuật ngữ quốc tế cũng đều dùng để chỉ một tờ giấy rộng 297mm, dài 420mm.

2. Mẫu: Nhiều công ty và cá nhân sử dụng tài liệu khổ A3 được in sẵn với các bước cần thiết để có thể nắm bắt được qui trình làm việc, từ đó nỗ lực cải tiến hoặc giải quyết vấn đề tinh gọn, với những khoảng trắng rộng rãi để “chủ sở hữu A3” ghi lại các bước làm việc của công ty.

3. Bảng phân cảnh: Khi người dùng ghi lại tiến trình dự án cải tiến hoặc giải quyết vấn đề của họ, A3 sẽ trở thành bảng phân cảnh được sử dụng để hỗ trợ giao tiếp, cộng tác và phối hợp với các bên liên quan bị ảnh hưởng bởi mục tiêu mà chủ sở hữu A3 hướng tới. Bằng cách tổng hợp tất cả thông tin thực tế về nỗ lực, được trình bày và tóm tắt một cách hợp lý, chủ sở hữu A3 có thể đạt được sự đồng thuận tốt hơn từ các bên liên quan khác đối với những thay đổi trong quy trình được đề xuất.

4. Báo cáo: Sau khi nỗ lực giải quyết vấn đề của A3 kết thúc, bảng phân cảnh A3 đóng vai trò là bản báo cáo, bao gồm các sự kiện và dữ liệu được thu thập, giả thuyết được xem xét, những biện pháp đối phó đã thử, kết quả thử nghiệm, hành động khắc phục được thực hiện và suy nghĩ chung của chủ sở hữu A3 cùng các bên liên quan. Ở nhiều doanh nghiệp, báo cáo A3 đã phát triển thành một phương pháp tiêu chuẩn để tóm tắt các mục giải quyết vấn đề, báo cáo trạng thái hay bản xây dựng kế hoạch như lập bản đồ dòng giá trị.  

Các bạn biết không, trong các cuộc họp của công ty Amazon, họ không trình bày bằng powerpoint mà sẽ có một người chủ trì viết A3 về sản phẩm được báo cáo. Trước khi bắt đầu họp, những thành viên sẽ dành khoảng 15-20 phút để ngồi tại chỗ và đọc các thông tin từ trang A3 này. Có thông tin nền tảng về sản phẩm và sự chuẩn bị từ trước không chỉ hỗ trợ cuộc họp mà còn mang lại hiệu quả cao. Khi diễn ra cuộc họp, mọi người chủ yếu sẽ đi vào trọng tâm chính, bàn luận về các quyết định hoặc giải pháp để giải quyết vấn đề.

5. Phương pháp (hoặc quy trình) giải quyết vấn đề:  Hầu hết những người thực hiện Lean đều biết “A3” là một quy trình giải quyết vấn đề được hướng dẫn bởi các bước hoặc câu hỏi cụ thể. Phần bên trái của A3 tập trung vào nhiều yếu tố khác nhau của vấn đề hoặc tình trạng hiện tại, còn phần bên phải là những biện pháp đối phó được xem xét, thử nghiệm và lựa chọn để giải quyết vấn đề hoặc đặt ra tiêu chuẩn cao hơn cho công việc.

6. Một nguyên tắc (hoặc quy trình) quản lý: Ở cấp độ cao hơn, các nhà lãnh đạo, quản lý và giám sát viên tinh gọn sử dụng “A3” như một phương tiện để họ hướng dẫn cấp dưới. Nhà lãnh đạo thử thách cấp dưới trực tiếp của họ trong hành động tư duy và giải quyết vấn đề bằng cách hướng dẫn đối thoại, phân tích A3 và đặt câu hỏi. Ngoài ra, việc theo đuổi sự thật với mong muốn xây dựng tính đồng thuận là rất cần thiết trong các tình huống giải quyết vấn đề thuộc trách nhiệm của cấp dưới. Thông qua sự tương tác này, thúc đẩy nhân viên ngày càng tiến bộ, không ngừng cải thiện bản thân và có định hướng đúng đắn trong công việc. Qua đó, họ học được cách tiếp cận tinh gọn trong lãnh đạo và quản lý cũng như đạt được khả năng giải quyết vấn đề.

7. Tư duy (hoặc phân tích) A3:  Hầu hết các huấn luyện viên A3 và những người thực hành tinh gọn cấp cao đều coi “A3” là một quá trình tư duy. Trong trường hợp này, thuật ngữ trên đề cập đến cách tiếp cận có hệ thống để giải quyết vấn đề hoặc cải thiện quy trình làm việc. Mọi người đều có thể tiếp cận qua hệ thống đó nếu họ được hướng dẫn hay ghi lại những phát hiện của mình trên tài liệu A3.

8. Công cụ liên kết:  Các tổ chức tinh gọn tiên tiến đã kết hợp tư duy và thực hành tinh gọn trong suốt quá trình làm việc bằng cách sử dụng “A3” như một phần trong nỗ lực triển khai và thực hiện chiến lược của họ . Trường hợp này, quy trình A3 đảm bảo một cách tiếp cận tiêu chuẩn để quản lý và huấn luyện mọi người, tất cả đều hướng tới giải quyết các vấn đề nhằm đạt được mục tiêu của công ty.

Nhìn chung, “A3” dù được triển khai như thế nào, vẫn thể hiện triết lý vừa học vừa làm gắn liền với tư duy và thực hành tinh gọn.